領収書が出せないと言われた時の経費精算と但し書き

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こんにちは。
税理士のもなた(@TaroZeikin15214)です。
今回はこんな疑問にお答えしていきます。

結論からお伝えすると、領収書が出せないと言われても、振込の控えや明細があれば経費にできます。

但し書きが空欄や「お品代」だけの領収書も、自分で書き足さず、帳簿の摘要に中身を書いて明細と一緒に保存しておけば、基本的には問題ありません。

ビジネスの現場で「領収書が出せない」と言われた経験はありませんか？

そんな時、どうすればいいのか悩んでしまいますよね。

領収書は経費精算の上で欠かせない重要な書類です。

この記事では、領収書が出せないと言われた時の具体的な対処法や代替手段、さらには法律的なお話まで徹底解説します。

領収書が出せないと言われた時の基本的な対応

実際に領収書が出せないと言われた場合、どのように対処すればよいのでしょうか？

以下に、具体的な手順を紹介します。

理由を確認する

まずは、領収書が出せない理由を確認しましょう。

経費削減やシステムの問題であれば、他の証拠書類を発行してもらうよう依頼します。

また、法的義務の認識不足が原因であれば、法的義務について説明し、理解を求めることが必要です。

代替手段を提案する

領収書が出せない場合でも、支払明細書や受領書、振込明細書など他の証拠書類を発行してもらうよう提案します。

これにより、取引の証拠を確保することができます。

税務署に相談する

それでも解決しない場合は、税務署に相談することも一つの方法です。

税務署は、領収書の発行義務についてのアドバイスや、適切な対応方法を教えてくれることがあります。

領収書が出せない理由とは？

そもそも、なぜ領収書が出せないと言われるのでしょうか。

主な理由としては以下のようなものが考えられます。

領収書の法的義務

領収書には、法律で発行が義務付けられているケースがあります。

具体的には、次のような法律で領収書の発行義務が課されます。

消費税インボイス制度

消費税のインボイス制度が始まり、適格請求書発行事業者(インボイスに登録した事業者)は相手方からの求めに応じて適格請求書を交付する義務が課されています。

領収書は適格請求書の一部です。

このことは、国税庁のインボイスQ&Aにも公表されています。

ただし、領収書を発行することがなじまない一定の取引については発行義務が免除されています。

民法

民法486条によると、買い手は売り手に対して領収書の発行を請求できると定められています。

つまり、売り手は領収書の発行義務はありませんが、買い手に求められた場合には発行する義務が生じるということです。

さらに民法533条によれば、領収書の発行を拒否された場合には、「自己の債務の履行を拒むことができる=支払い拒否することができる」とされています。

領収書がもらえない場合の代替手段

領収書が出せないと言われた場合には、支払明細書や受領書を発行してもらうことで代替え可能です。

これらの書類でも適格請求書の記載事項を満たしていれば領収書の代わりとなります。

ただし、記載内容が不十分な場合は問題になりますので、正確に情報を記載してもらうように依頼しましょう。

領収書がない支払いも、帳簿には支払先・日付・内容・金額を書いておきましょう。書き方は「仕訳に取引先は必要？摘要欄に書く3つのこと」で解説しています。

領収書の但し書きがない・空欄のときの経費処理

領収書が出せないと言われるのと同じくらい多いのが、但し書きが空欄だったり、「お品代」としか書いていなかったりする領収書です。

経費にできるかは使った中身で決まる

法人税や所得税では、但し書きがないことだけで経費にならないわけではありません。大切なのは、何に使ったかを説明できることです。

帳簿の摘要欄に、相手・内容・人数などを書いておきましょう。

消費税では「何を買ったか」の記載が要る

消費税の計算で仕入れの消費税を差し引くには、インボイスの保存が必要です。小売店や飲食店が発行する領収書やレシート(適格簡易請求書)も、インボイスの一つです。

インボイスには、何を買ったか(取引の内容)を書く決まりがあります。但し書きが空欄や「お品代」だけでも、レシートや明細に品名があれば、一緒に保存すれば足ります。

明細もない場合は、お店に内容を書いた領収書をお願いしましょう。

但し書きを自分で書き足すのは原則NG

空欄の但し書きを、受け取った側が自分で書き足すのは避けましょう。インボイスの記載に足りない所や誤りがあるときは、お店に直した書類をもらうのが原則です。

自分で直した場合は、直した内容をお店に確認してもらう必要があります。

この扱いは、国税庁の「インボイスQ&A 問92」で確認できます。

1万円未満なら帳簿だけでよい会社も

2年前(前々事業年度)の課税売上高が1億円以下などの会社は、税込み1万円未満の仕入れなら、インボイスがなくても帳簿だけで消費税を差し引けます。

これを少額特例といい、2029年9月30日までの取引が対象です。1万円未満の領収書なら、但し書きで困ることはほとんどありません。

参照：国税庁 インボイスQ&A 問111

但し書きの状態ごとに、するべきことをまとめると次のとおりです。

領収書の重要性とその活用方法

領収書は、ビジネスにおいて非常に重要な役割を果たします。

以下に、その重要性と活用方法について説明します。

経費の証明としての役割

領収書は、経費の証明として最も一般的な書類です。

経費として計上するときは、領収書が支払った事実を示すいちばん確かな書類です。

領収書がないと、別の書類で支払いと中身を説明する手間がかかるため、受け取れるときは確実に受け取りましょう。

信頼性の証明

領収書の発行は、取引先との信頼関係を築く上でも重要です。

適切に領収書を発行することで、取引先からの信頼を得ることができます。逆に、領収書が出せないと言われると、信頼関係に悪影響を及ぼすことがあります。

領収書が出せない・但し書きなしのよくある質問

まとめ

領収書が出せないと言われた場合の対処法について解説しました。

領収書は、ビジネスにおける重要な証拠書類であり、適切に発行・管理することが求められます。

もし領収書が出せないと言われた場合でも、代替手段を活用し、取引の証拠を確保することが大切です。

この記事を参考に適切な対応を行いましょう。

※2026年10月時点の制度をもとにした、一般的な内容です。実際に判断するときは、顧問の税理士先生に確認してから進めてください。

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